un moyen rapide et efficace de clôturer le mois et l’exercice indépendamment de la disponibilité de votre personnel informatique.
Jouez en votre FAVORS en tirant profit de la solution Accounting Intelligence de The GL Company® www.TheGLCompany.com
Les éditeurs d'ERP n'arrivent pas à apporter aux services comptables et financiers des états récapitulatifs en ligne dans des délais rapides. Pourquoi ? Parce que les systèmes ERP s’inspirent de la technologie de base de données relationnelle, qui est très efficace pour le stockage de quantités importantes de données transactionnelles, mais n'a tout simplement pas été conçue pour fournir des états agrégés. En règle générale, le premier moyen utilisé pour résoudre ce problème est de créer des rapports « papier ». Cependant, la plupart des générateurs d'états sont difficiles à utiliser, nécessitent des compétences techniques, sont lents à exécuter et ne permettent pas de zoomer sur les données transactionnelles sous-jacentes pour une analyse approfondie. Et qui plus est, une fois que vous avez conçu, créé et exécuté le nouveau rapport, les données ne sont plus à jour et l'état est obsolète.
Pour surmonter ces problèmes, les entreprises se tournent vers les outils de Business Intelligence pour obtenir des états récapitulatifs. Toutefois, il existe là encore un défaut majeur : les données doivent être dupliquées vers une base de données OLAP, un nouveau type d’architecture conçu spécialement pour analyser les états récapitulatifs. Généralement, ce transfert fait l'objet d'un traitement nocturne. Par conséquent, une saisie comptable qui a lieu à 09:00 du matin ne pourra être visible avant le transfert et le calcul de ces données dans le cube OLAP, qui sont exécutés le soir même. Ainsi, il est parfois nécessaire d’attendre 24 heures pour disposer des informations saisies sur un état, qui de facto devient obsolète avant même toute exploitation analytique. En outre, les systèmes de Business Intelligence ne sont tout simplement pas conçus pour répondre aux exigences d’une procédure de clôture mensuelle intense.
Systèmes Shadow Data (Shadow Data Systems)
Enfin, pour résoudre ces problèmes, bon nombre d’entreprises utilisent des tableurs Excel ou bases de données Access développés en interne comme solutions tactiques à court terme afin d’extraire des données directement du système ERP. Ces outils utilisent des scripts, des liens directs vers la base de données ERP et des macros complexes pour élaborer des états ad-hoc en fonction des données et sont souvent constitués par un utilisateur professionnel calé techniquement. Cette approche comporte un avantage majeur dans le sens où les utilisateurs finaux connaissent déjà les applications et une solution peut rapidement être déployée pour répondre aux besoins immédiats. Les tableurs et les bases de données de ce type ne sont souvent que partiellement documentés (voire pas du tout) et n’offrent quasiment aucune sécurité, protection de l’intégrité des données ou gestion des versions. Ces outils ne bénéficiant pas d’une architecture sous-jacente solide indispensable à une fiabilité à long terme, les changements sont de plus en plus difficiles et deviennent tôt ou tard ingérables. (Voir www.ShadowDataSystems.com)
Les outils Accounting Intelligence rassemblent les meilleures facettes des outils Business Intelligence et Shadow Data, offrant rapidité et simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, alliées à la sécurité et la puissance d’une solution Business Intelligence complète. De plus, une solution Accounting Intelligence peut également contrôler l’intégrité d’un système ERP, garantissant l’exactitude et la pertinence de vos états.
The GL Company est la première société à avoir mis au point un système d’« Accounting Intelligence » prenant en charge la procédure de clôture mensuelle et d’exercice dans un souci de convivialité. Ce système, spécialement conçu pour votre service financier, changera à jamais vos fins de mois.
