Adempimenti contabili di fine mese e di fine anno rapidi ed efficaci senza l’input del reparto informatico.
“FAVORS”: la soluzione di Accounting Intelligence firmata The GL Company®www.TheGLCompany.com
Presentare un resoconto online contabile-finanziario puntuale è impresa ardua per tutti i fornitori di ERP. Il motivo risiede nel fatto che i sistemi di ERP si basano su una tecnologia di database relazionali, con cui è possibile salvare in maniera estremamente funzionale enormi quantità di dati transazionali. Tuttavia, tale tecnologia non supporta la produzione di dati riepilogativi. Generalmente, il primo passo che si intraprende per superare tale ostacolo è affidarsi a un sistema di reportistica cartacea. Ciononostante, la maggior parte degli strumenti di reportistica sono complicati da utilizzare, richiedono capacità di sviluppo, funzionano lentamente e non sono in grado di disaggregare i dati transazionali sottostanti per ulteriore analisi. Inoltre, una volta progettato, realizzato e compilato il nuovo rendiconto, i dati non risultano essere più attuali e il rendiconto stesso risulta datato.
Per ovviare ai suddetti problemi, le aziende si affidano con sempre maggior frequenza a strumenti di Business Intelligence per ottenere i dati riepilogativi. Tuttavia, un grosso inconveniente è rappresentato dalla necessità di dover duplicare i dati su un database OLAP, un tipo più recente di base di dati, progettato per l'analisi specifica dei dati riepilogativi. Il trasferimento dei dati avviene normalmente di notte, pertanto una registrazione contabile inserita alle 9 del mattino di un giorno qualsiasi non potrà essere visualizzata fino all’avvenuto trasferimento e riepilogo dei dati relativi al giorno in questione nel cubo OLAP, il quale ne effettuerà l’elaborazione in serata. Ciò significa che possono trascorrere fino a 24 ore prima di poter visualizzare la voce su un rendiconto, il che lo rende spesso obsoleto prima ancora che sia stato reso pubblico. Inoltre, i sistemi di Business Intelligence non sono adatti a fare fronte ai ritmi frenetici legati all’assolvimento degli adempimenti contabili di fine mese.
Sistemi Shadow Data (Shadow Data Systems)
Infine, per tentare di risolvere i suddetti problemi, numerose aziende utilizzano fogli di calcolo Excel o database Access interni come soluzioni tattiche a breve termine per l'estrazione diretta dei dati del sistema ERP. Tali strumenti si avvalgono di script, di collegamenti diretti al database ERP e di macro complesse per la creazione di rendiconti su misura che includano i dati e che, spesso, portano la firma di utenti aziendali esperti. Il vantaggio di un tale approccio risiede nella familiarità di cui godono tali applicazioni presso gli utenti finali, nonché nella rapidità con cui è possibile fornire una soluzione a urgenze immediate. I fogli di calcolo e i database di questo genere spesso sono documentati soltanto in maniera parziale oppure non sono affatto documentati e presentano una protezione minima o inesistente, senza strumenti di salvaguardia dell’integrità dei dati o di un controllo della versione. Essendo privi della solida architettura di base necessaria a garantirne l’affidabilità a lungo termine, apportarvi modifiche risulta sempre più problematico, rendendoli sempre più difficili da gestire. (Consultare www.ShadowDataSystems.com)
Grazie agli strumenti di Accounting Intelligence, facili e pratici da utilizzare, è possibile usufruire dei vantaggi combinati degli strumenti di Business Intelligence e di Shadow Data, godendo al 100% della sicurezza e dell’affidabilità di una soluzione di Business Intelligence. Inoltre, una soluzione di Accounting Intelligence è in grado di verificare l'integrità di un sistema di ERP, garantendo l’accuratezza e il grado di pertinenza dei resoconti elaborati.
The GL Company è la prima azienda ad aver creato un sistema di "Accounting Intelligence" adatto alla rendicontazione di fine mese e di fine anno. Questo sistema, pensato per l’utente finale e progettato in particolare per il Reparto Amministrazione e Finanza, cambierà il modo di assolvere agli adempimenti di fine mese.
