Gartner
Cool Vendors in Procurement
and Finance, 2008.
Más información sobre
Nigel Rayner
Research
Analyst
Una forma rápida y eficaz de cerrar el mes y el ejercicio sin depender de la disponibilidad de su personal informático.
Hágase unos "F.A.V.O.R.S." y vea lo que Accounting Intelligence The GL Company® le puede ofrecer www.TheGLCompany.com
Todos los vendedores de ERP´s tienen dificultades para proporcionar a los departamentos de contabilidad y finanzas información en línea resumida y actualizada al segundo. ¿Por qué? Porque los sistemas ERP están diseñados con tecnología de bases de datos relacionales, lo cual es muy eficaz a la hora de almacenar grandes cantidades de datos transaccionales, pero no para proporcionar información agrupada. Normalmente, la primera forma de superar este reto es recurrir a la información basada en papel. Sin embargo, la mayoría de los programas creadores de informes son difíciles de usar, requieren conocimientos de desarrollo, son de lenta ejecución y no pueden llegar hasta los datos transaccionales subyacentes para ampliar el análisis. Además, una vez se ha diseñado, creado y ejecutado el nuevo informe, los datos ya no son actuales y el informe está desfasado.
Para superar estos problemas las empresas acuden a las herramientas de Business Intelligence para proporcionar informaciónagrupada. Sin embargo, sigue habiendo un problema: es necesario duplicar los datos y copiarlos en una base de datos OLAP, un nuevo tipo de estructura de base de datos diseñada específicamente para analizar información agrupada. Esta transferencia se suele realizar por la noche, por lo que un apunte introducido a las nueve de la mañana de un día cualquiera no se puede ver hasta que se realiza la transferencia y el cálculo de los datos de ese día al cubo OLAP, que se procesa por la noche. Esto significa que el asiento puede tardar hasta 24 horas en aparecer en un informe, lo que hace que con frecuencia el informe esté obsoleto antes incluso de que llegue a revisarse. Los sistemas de Business Intelligence sencillamente no se han diseñado para adaptarse a los requisitos del frenético proceso contable de final de mes.
Sistemas de datos accesorios (Shadow Data Systems)
Finalmente, para resolver estas cuestiones, muchas empresas utilizan sus propias hojas de cálculo de Excel o bases de datos de Access como solución táctica a corto plazo para extraer datos directamente del sistema ERP. Estas herramientas utilizan programación, enlaces directos a la base de datos ERP y macros complejas, para crear informes a medida de los datos, y este proceso suele ser realizado por un usuario de la empresa con conocimientos técnicos. Este enfoque tiene la gran ventaja de que los usuarios finales ya conocen las aplicaciones y es fácil y rápido crear una solución para satisfacer necesidades inmediatas. Las hojas de cálculo y las bases de datos de este tipo suelen estar sólo parcialmente documentadas (si lo están) y presentan una seguridad, controles de integridad de datos o de versión bajos o nulos. Dado que carecen de la arquitectura subyacente necesaria para su fiabilidad a largo plazo, los cambios se van haciendo cada vez más difíciles hasta que se hacen imposibles de manejar. (ver www.ShadowDataSystems.com)
Las herramientas de Accounting Intelligence combinan las mejores prestaciones de los productos de Business Intelligence y de los productos accesorios, ya que ofrecen velocidad y facilidad de implementación y uso, con la seguridad y la potencia de una solución completa de Business Intelligence. Además la solución de Accounting Intelligence también puede comprobar la integridad de un sistema ERP, garantizandoque los informes que se presentan contienen datos precisos y relevantes.
The GL Company es la primera empresa en diseñar un sistema de Accounting Intelligence que cubre las operaciones de fin de mes y de fin del ejercicio contable pensando en el usuario final. Es un sistema que se ha diseñado específicamente para el departamento financiero y que cambiará sus procesos de cierre del mes para siempre.
